Вежливый отказ: как отказать соискателю без ущерба для бренда работодателя

Отказ в трудоустройстве — ситуация, в которой компании ведут себя по-разному. Одни выбирают в качестве ответа молчание, другие отделываются формальными шаблонами без объяснений, а третьи не ленятся и продумывают соответствующую стратегию коммуникации. Последний вариант позволяет поддержать положительный имидж компании и оставить у соискателя положительное впечатление о работодателе, пусть тот даже и отклонил его кандидатуру.

Игнорирование резюме или неудачный либо небрежный ответ могут привести к негативному отзыву в интернете или реальному судебному иску. Мы рекомендуем относиться к отказам кандидатам не как к формальности, выполняемой чисто механически, а как к части общей стратегии по работе с репутацией компании.

Отказывать вежливо, грамотно и в срок — вот три ключевых принципа. На каждом этапе взаимодействия с кандидатом важно помнить: перед вами человек, который потратил время и силы, чтобы пройти собеседование и показать себя. Даже если его кандидатура не подходит, корректная обратная связь формирует позитивный опыт взаимодействия с компанией и поддерживает ценность вашего бренда.

Основные правила:

Если вы не знаете, как правильно составить ответ, то рекомендуем написать его по следующей схеме:

Когда отклонение кандидатуры происходит на этапе резюме, можно ограничиться коротким письмом со страницы сайта. Достаточно вежливо написать, что выбор был сделан в пользу другого претендента. Но отвечать нужно на каждый отклик.

Пример письма:
«Благодарим вас за интерес к нашей компании и за отклик на вакансию. Мы рассмотрели вашу кандидатуру, но, к сожалению, на данном этапе выбрали другого кандидата на эту позицию. Желаем вам успехов в поиске работы! Готовы продолжить общение, если у нас появится новая вакансия, которая вас заинтересует».

Здесь важно ответить быстро, в этом случае отказ воспринимается наименее болезненно: человек сразу переключается на дальнейший поиск, и у него не остается ощущения, что к нему отнеслись пренебрежительно и его отклик ушел «в никуда».

Эта ситуация сложнее, так как кандидат уже затратил больше времени (и нервов), даже если собеседование проходило онлайн. Важно отклонить кандидатуру правильно.

Пример письма:
«Спасибо за участие в собеседовании и проявленный интерес. Несмотря на вашу высокую квалификацию, на вакансию был выбран кандидат, чей опыт и навыки лучше соответствуют текущим задачам. Мы ценим ваше время и желаем успехов в дальнейшем трудоустройстве».
Можно также сказать, что поиск отменен, поскольку весь функционал данной позиции удалось распределить между действующими сотрудниками. В любом случае претендент спокойнее воспринимает отказ после собеседования, если тот сопровождается понятным объяснением.

Если соискатель уже прошел несколько этапов отбора, нужно объяснить свое решение еще подробнее.

Пример письма:
«Мы благодарим вас за участие во всех этапах отбора. К сожалению, на финальном этапе мы приняли решение сделать предложение другому кандидату. Вы показали достойный уровень подготовки, и мы будем рады рассмотреть вашу кандидатуру на будущие вакансии».

Отказать финалисту иногда стоит в личной беседе: рассказать о его сильных сторонах, дать обратную связь по тестовым заданиям, сделать акцент на том, что он вошел в число лучших. Для человека это станет подтверждением его профессионализма и морально компенсирует затраченные усилия.

Можно спросить у соискателя разрешения сохранить его резюме в базе. Внешний кадровый резерв компании в первую очередь складывается как раз из специалистов, которые ранее уже откликались на какие-либо ее вакансии.

Поскольку необоснованный отказ запрещен (ст. 64 ТК РФ), кандидат имеет право потребовать сообщить ему причину. В этом случае работодатель обязан в течение семи рабочих дней дать ему официальный ответ. Расплывчатые формулировки с общим смыслом «Вы нам не подходите» в этом случае, естественно, не годятся. Нужно корректно указать конкретную причину, и она должна быть законной.

В трудовом законодательстве РФ четко указано, на каких основаниях допускается дать отказ соискателю, в частности:

Запрещается отказывать в приеме на работу по причине пола, возраста, национальной и религиозной принадлежности, из-за семейного положения и политических взглядов и т. д. – то есть по причинам, которые не имеют отношения к деловым качествам и не касаются предполагаемых трудовых функций. Нельзя отказывать в трудоустройстве работнику, у которого в прошлом были судимости, но они не связаны с его дальнейшей деятельностью, либо уже погашены. Подобные причины считаются дискриминацией и отказ по ним повлечет за собой гражданскую, административную или даже уголовную ответственность работодателя, если работник обратится в суд.

Отказывать — это тоже искусство. Отказ кандидату должен быть вежливым, юридически корректным и своевременным. Важно правильно выстроить связь между ожиданиями кандидата и потребностями компании. Вежливый отказ помогает сохранить отношения и поддерживать HR-бренд, превращая даже стандартное отклонение кандидатуры в элемент сильной коммуникации.

Читать еще: