17 минут
26.08.24
Автор статьи:
Наши соцсети👇

Внутренний бенчмаркинг:
что это такое
и как его использовать

Марина Хлебушкина
Эксперт
Бесплатная консультация HR-эксперта
16 экспертов по HR в штате
Расскажем, как решить задачи вашего бизнеса
Уже наладили HR-цикл 1000+ компаниям из разных сфер
Внутренний бенчмаркинг – метод анализа и совершенствования внутренних процессов в организации. Его основная задача заключается в том, чтобы обнаружить и перенести успешные практики из одного отдела компании в другие, для увеличения общей эффективности.

Применение внутреннего бенчмаркинга позволяет не только улучшить качество выполнения рабочих задач, но и значительно снизить затраты, повысить производительность, а также улучшить взаимодействие между различными подразделениями.

Что такое внутренний бенчмаркинг

Внутренний бенчмаркинг - это процесс сопоставления деятельности различных отделов, подразделений или бизнес-процессов в компании, направленный на выявление эффективных способов оптимизации процессов. Он позволяет организациям использовать имеющиеся ресурсы и наработанный опыт для улучшения продуктивности и достижения стратегических целей.

Ключевые характеристики внутреннего бенчмаркинга:

  1. Ориентация на внутренние процессы компании.
  2. Фокус на поиск и внедрение лучшего опыта.
  3. Использование существующих ресурсов и данных для анализа.
  4. Поддержка непрерывного улучшения и оптимизации.

Основная концепция

Она основывается на идее, что лучшие практики и решения могут быть найдены не только за пределами компании, но и внутри неё. Этот подход позволяет использовать уже накопленный опыт и знания для достижения лучших результатов.

Основные принципы внутреннего бенчмаркинга включают сравнение, анализ, улучшение и внедрение лучших практик.
Этот подход стал основой для трансформации многих компаний, стремящихся перейти на новый уровень управления.

Отличия от внешнего бенчмаркинга

Внутренний бенчмаркинг направлен на оптимизацию уже существующих процессов внутри компании, в то время как внешний позволяет оценить позицию организации на рынке и определить, где можно улучшить конкурентоспособность.

Зачем нужен внутренний бенчмаркинг

Его главная цель заключается в том, чтобы проанализировать и усовершенствовать все внутренние бизнес-процессы, что дает возможность оптимизировать деятельность отделов и команд, а также повысить качество продукции и оказываемых услуг.

Например, в производственных компаниях его применяют для сравнения эффективности работы различных цехов, а в сфере услуг — для улучшения клиентского обслуживания в разных отделах.

Преимущества внутреннего бенчмаркинга заключаются в следующем:
  • увеличение производительности и эффективности работы,
  • оптимизация затрат,
  • улучшение качества предоставляемых продуктов и услуг,
  • поддержка постоянных улучшений.

Повышение эффективности бизнес-процессов

Благодаря методу руководители могут сравнивать производительность различных подразделений, выявлять лучшие практики и внедрять их по всей организации.
Примером успешного использования метода может служить компания, занимающаяся производством электроники.

В процессе сравнения разных цехов, руководство выявило, что один из цехов использует более эффективные методы управления запасами. Эти методы были внедрены и в других подразделениях, что позволило сократить затраты на хранение материалов и увеличить общую производительность.

Оптимизация работы отделов и команд

Метод позволяет выявить сильные и слабые стороны каждого подразделения, что помогает лучше распределять ресурсы и усилия для достижения максимальной эффективности.

Основные преимущества внутреннего бенчмаркинга для оптимизации работы отделов:

  • Улучшение взаимодействия между отделами за счет обмена лучшими практиками.
  • Снижение дублирования задач и функций, что приводит к экономии ресурсов.
  • Мотивация сотрудников через установление четких целей и стандартов.

Улучшение качества услуг и продуктов

Одним из главных результатов внутреннего бенчмаркинга является улучшение качества продукции и услуг. Например, компания, занимающаяся производством автомобилей, может сравнивать качество сборки на различных заводах.

На основе информации можно разработать и внедрить улучшенные стандарты, что приведет к снижению числа дефектов и повышению удовлетворенности клиентов.

Цели и задачи внутреннего бенчмаркинга

Бенчмаркинг направлен на достижение ряда ключевых целей, способствующих улучшению работы компании.
  • Выявление лучших практик
    Включает анализ производительности различных отделов, что позволяет обнаружить методы работы, которые приводят к лучшим результатам. Например, в крупной торговой сети одна из команд продаж может демонстрировать высокую конверсию благодаря проработанные скриптам общения с клиентами.

    Эти скрипты затем можно адаптировать и внедрить в других подразделениях.
  • Оценка производительности и потенциала сотрудников
    Она помогает выявить факторы, влияющие на мотивацию и производительность команды. Для этого используются различные методы, включая анонимные опросы, позволяющие собрать честные отзывы работников.

    Результаты опросов часто представляются в виде таблиц, что упрощает анализ и выявление ключевых проблемных областей. Например, опрос может показать, что в одном из отделов сотрудники недовольны уровнем оснащенности рабочего места, что напрямую влияет на их производительность.
  • Диагностика условий труда и удовлетворенности сотрудников
    В условиях бирюзовой организации сотрудники работают в тесной координации друг с другом, что способствует лучшему обмену знаниями и опытом.

Как проводить внутренний бенчмаркинг

Перед его проведением нужно следовать пошаговому руководству, начиная со сбора и анализа данных и заканчивая сравнением результатов и разработкой стратегий улучшения.

Основные этапы

Для успешного проведения внутреннего бенчмаркинга рекомендуется следовать пошаговому руководству, которое включает следующие этапы:
  • 1

    Определение целей и задач

    Начните с четкой разработке целей бенчмаркинга. Это может быть повышение производительности, улучшение качества продукции или оптимизация работы отдельных отделов. Определение целей помогает сфокусироваться на наиболее важных аспектах и выбрать подходящие метрики.
  • 2

    Выбор объектов для сравнения

    На этом этапе нужно определить, какие отделы, процессы или команды будут участвовать в сравнении. Выбор может зависеть от целей бенчмаркинга и специфики компании.
  • 3

    Сбор данных

    Это могут быть показатели производительности, данные о затратах, результаты опросов сотрудников и другие релевантные метрики. Важно использовать надежные источники для обеспечения точности анализа.
  • 4

    Анализ

    На основе собранной информации проведите анализ, чтобы выявить сильные и слабые стороны каждого объекта. Используйте диаграммы, графики и таблицы для визуализации результатов.
  • 5

    Сравнение результатов

    Сравните информацию и наблюдения между объектами, чтобы выявить проблемные места, требующие улучшений.
  • 6

    Разработка стратегий улучшения

    На основе проведенного анализа разработайте стратегии для внедрения лучших практик и оптимизации процессов.

Методы сбора и анализа данных

Они помогают получить точную и релевантную информацию, необходимую для объективного сравнения и принятия решений.
  • Опросы сотрудников
    Один из распространенных методов сбора данных, который помогает понять, как сотрудники воспринимают текущие задачи и условия труда. Результаты опросов можно использовать для анализа удовлетворенности и выявления проблемных областей.
  • Анализ KPI
    Ключевые показатели эффективности (KPI) позволяют объективно оценить производительность различных отделов и команд. Примеры KPI включают производительность труда, скорость выполнения задач и уровень удовлетворенности клиентов.
  • Анализ финансовых показателей
    Этот метод помогает понять затраты и доходность различных процессов. Сравнение финансовых показателей между отделами позволяет выявить более экономичные и эффективные подходы.
  • Сбор данных из IT-систем
    Использование данных из CRM-систем, ERP-систем и других бизнес-приложений позволяет получить детализированную информацию о процессах компании.
Методы анализа данных включают использование статистических инструментов, диаграмм и таблиц для выявления трендов и зависимостей.

Сравнение результатов и разработка стратегий

После сбора и анализа данных наступает важный этап — сравнение результатов. На этом этапе данные различных отделов и процессов сопоставляются для выявления улучшений и нововведений.

Пример сравнения результатов может включать таблицу, в которой указаны ключевые показатели эффективности (KPI) различных отделов:
Анализ такой таблицы позволяет сделать выводы о том, какие отделы работают наиболее эффективно и какие аспекты могут быть улучшены в других подразделениях.

Разработка стратегий основана на результатах сравнения. Если, например, Отдел C показывает наилучшую производительность и низкие затраты, стратегии могут включать адаптацию его методов работы в других отделах. Это может включать изменения в управлении ресурсами, улучшение мотивационных программ для сотрудников или внедрение новых технологий.

Разработка стратегий также должна учитывать потенциальные риски и возможные сопротивления со стороны персонала, что требует проведения дополнительных тренингов и подготовки.

Важно также разработать систему отслеживания и оценки эффективности найденных стратегий, чтобы вовремя корректировать курс и порядок действий.
Попробовать оценку персонала прямо сейчас
16 экспертов по HR в штате
Бесплатный демодоступ
Консультация по вашим бизнес процессам

Инструменты для внутреннего бенчмаркинга

Внутренний бенчмаркинг требует использования различных инструментов, которые помогают собирать, изучить и сравнивать данные внутри компании. Основными из них являются системы управления проектами (PMS), CRM-системы, а также опросы и анкеты для сотрудников.

Эти инструменты помогают не только эффективно управлять задачами и процессами, но и получать ценную информацию для оптимизации работы.

Системы управления проектами (PMS)

Они позволяют контролировать и оценивать эффективность выполнения задач и проектов. Популярные PMS, такие как Trello, Asana и Jira, предоставляют возможности для планирования, распределения задач и отслеживания прогресса.

Таблица сравнения популярных PMS:
Эти системы помогают руководителям отслеживать выполнение задач и улучшать координацию работы команд.

CRM-системы

CRM-системы играют ключевую роль, особенно когда речь идет о взаимодействии с клиентами и продажах. Среди популярных CRM-систем обычно используют Salesforce, HubSpot и Bitrix24. Они позволяют собирать и анализировать данные о взаимодействиях с клиентами, что помогает улучшить качество обслуживания и выявить лучшие практики.

Возможности CRM-систем включают:

  • Мониторинг взаимодействий с клиентами. Сбор и хранение данных обо всех контактах с клиентами, таких как звонки, письма и встречи.
  • Анализ продаж. Оценка эффективности на каждом этапе воронки продаж.
  • Управление клиентской информацией. Необходимо для улучшения персонализации и повышения уровня удовлетворенности.

Эти функции помогают не только совершенствовать процессы работы с клиентами, но и повышать эффективность команды продаж, выявляя успешные методы и подходы.

Опросы и анкеты для сотрудников

Это инструменты для сбора информации о состоянии компании, уровне удовлетворенности персонала и качестве условий труда. Они позволяют получить обратную связь от сотрудников, выявить проблемы и найти области, требующие улучшения.

Примеры вопросов для опросов:

  1. Насколько вы довольны условиями труда в вашей компании?
  2. Как вы оцениваете уровень поддержки со стороны руководства?
  3. Что, по вашему мнению, можно улучшить в процессах работы?

Эти вопросы помогают руководству лучше понять, что влияет на мотивацию сотрудников и как можно улучшить их условия работы.
Платформа Proaction предоставляет инструменты для создания и анализа опросов и анкет, позволяя компании оперативно собирать данные и принимать решения на основе полученной информации. Например, с помощью Proaction можно быстро настроить опросы, получить результаты в виде диаграмм и таблиц, а также анализировать тенденции в удовлетворенности сотрудников.
Все об оценке персонала от HR-экспертов
Наш Telegram канал

Ошибки при проведении внутреннего бенчмаркинга

Компании часто могут сталкиваться с рядом распространенных ошибок, которые могут снизить эффективность процесса:
  • Некорректный подбор объектов для сравнения
    Сравнение несоответствующих отделов или процессов способно привести к ошибочным выводам.
  • Отсутствие четких целей
    Неопределенность целей бенчмаркинга приводит к размытым результатам и отсутствию фокуса.
  • Недостаточный сбор данных
    Неполная или неточная информация делают анализ малоэффективным.
  • Игнорирование культурных различий
    Непонимание корпоративной культуры разных отделов может вызвать сопротивление изменениям.
  • Отсутствие последующих действий
    Выявление проблем без разработки и внедрения решений делает бенчмаркинг бесполезным.
Рекомендации: четко определяйте цели, выбирайте релевантные объекты для сравнения, тщательно собирайте и анализируйте данные, и обязательно реализуйте стратегии улучшения на основе полученных результатов.
Бесплатная консультация HR-эксперта
16 экспертов по HR в штате
Расскажем, как решить задачи вашего бизнеса
Уже наладили HR-цикл 1000+ компаниям из разных сфер

Итоги

Если вы хотите начать использовать внутренний бенчмаркинг для оптимизации своих процессов, обратите внимание на инструменты и сервисы, которые могут облегчить этот процесс.

Воспользуйтесь возможностями платформы Proaction.pro, чтобы эффективно собирать данные, анализировать результаты и внедрять лучшие практики в вашей компании.
Оставьте свои контактные данные и наш менеджер свяжется с Вами в ближайшее время
Проверьте Proaction в деле