Процесс подбора персонала в организации - как организовать рекрутинг, методы отбора кандидатов

Ни для кого не секрет, что успех любой компании зависит от ее сотрудников. Современные методы подбора персонала позволяют привлекать сотрудников, обладающих знаниями, умениями и опытом, необходимыми для занятия определенной должности.

Отбор персонала в организацию давно превратился в систему. Мы подробно опишем все этапы и выделим наиболее важные моменты данного процесса.

Успешные компании осуществляют найм сотрудников в соответствии со стратегическим планом, предусматривающим поэтапное расширение штата организации в течение нескольких лет. Благодаря этому руководитель отдела кадров заранее знает о том, каких именно специалистов его сотрудники должны привлечь в компанию.

Найм сотрудников на работу в небольшой организации обычно носит ситуативный характер и призван удовлетворить текущую потребность в кадрах. Например, найм нового сотрудника может быть продиктован необходимостью замены специалиста, уходящего в декретный отпуск, либо он принимается на место увольняющегося.

На данный момент разработано множество способов для оценки потребности в персонале. Она зависит от плана и темпов развития организации, состояния рынка, эффективности действующих сотрудников и прочих факторов. Политика компании может быть направлена на найм кадров, сокращение, повышение квалификации или переобучение персонала.

Своевременная оценка потребности в персонале позволяет:

• составить поэтапный план найма сотрудников;
  
• определиться с бюджетом;
  
• определить, какие именно вакансии должны быть закрыты в первую очередь;
  
• ускорить найм персонала;
  
• скорректировать кадровую стратегию организации, включая мотивацию, удержание и продвижение перспективных работников.
  

Под рекрутингом понимают все этапы отбора персонала. Сорсинг (поиск) и наем – составные элементы данной процедуры.

В большинстве случаев подбор и найм персонала осуществляется одним менеджером, поскольку небольшим фирмам не нужно постоянно привлекать много новых людей. А в крупных компаниях эти функции возложены на различных специалистов.

Процесс найма персонала начинается с планирования, в ходе которого руководство организации принимает решение, каких специалистов и в каком количестве нужно привлечь для нормального прохождения бизнес-процессов. При этом рекрутер должен постоянно поддерживать связь с руководителем отдела, в который нужно привлечь сотрудника. Благодаря этому рекрутер сможет максимально точно сформулировать требования к кандидатам.

Составление профиля должности

Найм персонала в организацию начинается с составления вакансии, основой для которой является профиль должности. В этом внутреннем документе содержится подробное описание сотрудника, которого руководство хотело бы видеть на определенной позиции.

В профиле должности содержится информация:

• о команде и реализуемом проекте;
  
• о должностных обязанностях сотрудника;
  
• о требованиях к соискателю;
  
• об условиях работы.
  
  

Уточнить требования ко многим должностям можно в профессиональных стандартах. Тем не менее, привлечение и отбор персонала в большинстве организаций имеет свои особенности, включающие особые требования и «рецепты» успеха. Поэтому чаще всего при составлении профиля должности ориентируются на опыт наиболее успешных сотрудников фирмы.

Работодатели применяют разнообразные методики оценки текущих сотрудников организации для определения наиболее важных навыков и компетенций для каждой конкретной должности. В большинстве случаев дело ограничивается проведением тестирования и внутренних собеседований. Но для более детальной проработки данного вопроса можно привлечь профессиональных консультантов или организации, специализирующиеся на подборе персонала. Благодаря наличию большого опыта в данной сфере, они смогут составить наиболее точный перечень требований, личных качеств и профессиональных навыков.

После этого можно переходить к следующему этапу.

Сорсинг

На этом этапе выполняется:

• размещение вакансии на специализированных площадках и в социальных сетях;
  
• поиск объявлений от соискателей;
  
• рассмотрение поступивших резюме и информации из откликов;
  
• отбор кандидатов на вакантную должность и создание базы.
  
  

Этим может заниматься специалист по подбору персонала или профессиональный сорсер. Последних часто привлекают для поиска представителей редких специальностей или кандидатов на руководящие посты. Подобные услуги предоставляют кадровые агентства, фрилансеры и хедхантеры.

Наиболее распространенные методы поиска сотрудников Методы отбора кадров, принятые в компании, влияют на выбор определенного инструмента поиска.

Под обычным рекрутингом подразумевается поиск квалифицированных сотрудников для занятия должностей среднего звена.

Массовый наем практикуется при поиске сотрудников на должности, не требующие наличия специальных навыков. Так набирают разнорабочих, водителей, продавцов и т. д. Набор и отбор кандидатов ведется непрерывно, поскольку на подобных должностях наблюдается серьезная текучесть персонала.

При этом кадровики сталкиваются с рядом трудностей, среди которых:

• отсутствие у соискателей навыков «поиска работы»: они не умеют оценивать, насколько они соответствуют предъявленным требованиям и не ведут переговоры с работодателем;
  
• низкая мотивация кандидатов и наличие большого количества предложений от разных организаций.
  
  

Для упрощения работы кадровиков используются чат-боты, реклама в соцсетях и проведение предварительных собеседований по телефону.

Метод поиска представителей редких специальностей и управляющего персонала известен как Executive search. Главная проблема заключается в корректной постановке задачи и поиске человека, отвечающего всем предъявленным требованиям. Поэтому часто прибегают к переманиванию уже трудоустроенных людей.

В большинстве случаев для выполнения подобных задач привлекают специалистов со стороны. Так как кадровые агентства постоянно занимаются подобными делами, они прекрасно знают всех ключевых игроков рынка и понимают, что именно им можно предложить для того, чтобы перетянуть на свою сторону.

Прелиминаринг предполагает трудоустройство молодых специалистов на время практики или для стажировки. Это своего рода работа на будущее.

Преимущества реферальной программы Стандартные способы подбора персонала не всегда позволяют быстро добиться желаемого результата. Поэтому успешные компании привлекают к этому всех своих сотрудников посредствам реферальной программы. Её схема достаточно проста:

1. Распространение среди сотрудников информации о вакансии.
   
2. Сотрудники во время неформального общения со знакомыми предлагают им попробовать свои силы в своей фирме. Поскольку личная рекомендация для большинства людей имеет большое значение, подобная реклама достаточно эффективна.
   
3. Наступает время проведения собеседований с кандидатами и их проверок службой собственной безопасности.
   
4. Трудоустройство подходящего кандидата.
   
5. Выплата вознаграждения сотруднику, приведшего его в компанию.
   
   

При этом целесообразно выплачивать вознаграждение в два этапа: треть суммы можно выплатить после трудоустройства протеже, а остальную сумму – после прохождения им испытательного срока.

Методика определения зарплаты Система найма персонала должна быть построена с учетом предполагаемой зарплаты сотрудников. Она может быть среднерыночной, а также ниже или выше этого показателя. Она напрямую влияет на процедуру подбора кандидатов и ее результаты.

Высокая заработная плата привлекает не только квалифицированных специалистов, но и тех, кто рассчитывает на «авось».

Если предложенная зарплата заметно ниже рыночной, то на поиск подходящего кандидата придется потратить достаточно много времени. Практически все отклики будут оставлены либо начинающими специалистами, либо людьми с не очень большим профессиональным опытом.

Наши советы:

1. Перед размещением вакансии нужно изучить рынок и уровень зарплаты у ближайших конкурентов.
   
2. Для сбора большего числа релевантных откликов лучше всего поместить информацию о зарплате в тексте вакансии.
   
3. В объявлении должна быть указана «чистая» зарплата. Если во время собеседования рекрутер озвучит меньшую сумму, чем было заявлено в вакансии, это может отпугнуть кандидата.

В результате поиска была сформирована база данных, после чего рекрутер переходит к следующему этапу. Процесс отбора кандидатов состоит:

• из изучения и сортировки анкет;
• выбора кандидатов, которые больше всего отвечают предъявленным требованиям;
• подготовки вопросов и назначения интервью;
• проведения собеседований;
• проверки надежности и профессионализма соискателей.
  

Типы собеседований Как уже упоминалось, процедура отбора персонала обязательно включает в себя проведение собеседования.

По методу проведения интервью может быть:

• индивидуальным;
• групповым (чаще всего применяется при массовом найме);
• профессиональным тестированием и тестированием на наличие определенных способностей;
• ассессмент-центром, представляющим собой комплексную оценку соискателя по средствам работы в группе, решения кейсов и т. п.(в зависимости от цели работодателя);
• стрессовым интервью.
  

По типу вопросов выделяют следующие виды интервью:

• кейс-интервью – работодатель предлагает решить определенную проблему;
• поведенческое – рекрутер выясняет, как именно соискатель действует в той или иной ситуации и на основании этой информации оценивает его перспективы в данной организации;
• проективное – рекрутер интересуется мнением соискателя о различных ситуациях и людях, к которым тот не имеет никакого отношения, и на основании его ответов составляет мнение о потенциальном сотруднике.
  

Проверка Порядок отбора кандидатов на должность зависит от особенностей бизнеса и кадровой политики организации. Проверка перед наймом может заключаться:

• в выполнении тестовых заданий;
• в кейс-интервью, а также оценке поведения кандидата в определенных (в том числе стрессовых) ситуациях;
• в прохождении психологических тестов;
• в проверке специалистами службы безопасности;
• в рассмотрении отзывов с предыдущих мест работы.
  

Окончательное решение о найме остается за руководителем организации или за нанимающим сотрудником. При этом главный акцент делается на результаты собеседования и внутренней проверки.

Когда процесс отбора персонала окончен, переходят к заключительной стадии рекрутинга – найму. Прежде всего, составляется оффер – документ, в котором подробно описаны условия, на которых соискателю предстоит сотрудничать с данной организацией.

Процесс оформления соискателя в штат организации инициируется только после получения его согласия с предложенными условиями. Он состоит:

• из заключения контракта;
• из ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и прочими значимыми документами организации;
• из внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

В большинстве случаев после найма у нового сотрудника начинается испытательный срок, во время которого он обучается и адаптируется в новых условиях, налаживает отношения с коллегами и изучает принципы работы организации.

Испытательный срок

В это время новичок адаптируется к работе в компании и разбирается в производственных процессах под управлением специально прикрепленного наставника. Основная задача наставника заключается в том, чтобы научить новичка самостоятельно выполнять профессиональные обязанности, не прибегая к помощи коллег.

Сложность заключается в поиске баланса: новичка не стоит слишком сильно опекать, но и перегружать работой тоже нельзя. Но у каждого человека свои методы и скорость усвоения знаний, под которую может быть не просто подстроиться. Поэтому стоит хотя бы частично автоматизировать этот процесс: например, использовать чат-бот. Он позволит новому сотруднику самостоятельно получать необходимую информацию и обращаться к куратору только по действительно важным вопросам.

Функции чат-бота:

• моментальный ответ на вопрос;
• напоминание о сроках выполнения заданий и назначенных встречах;
• тестирование;
• предоставление необходимых материалов и ссылок на них.

Поведение чат-бота соответствует логике, которую руководитель в него закладывает во время настройки.

Итог Для отслеживания прогресса нового сотрудника ставятся конкретные цели, достижение которых свидетельствует о том, что он движется в правильном направлении. В большинстве случаев критериями служат:

• соблюдение дедлайна;
• качество работы;
• уровень взаимодействия с коллективом;
• соблюдение норм и правил компании.

В процессе подбора персонала не только рекрутер знакомится с соискателями. Кандидаты на должность также собирают всю доступную информацию об организации, которая опубликовала вакансию, и делают вывод о ее состоятельности исходя из слаженности работы персонала и эффективности бизнес-процессов.

Большинство соискателей обращают внимание:

• на корректность составления вакансии;
  
• на профессионализм и вежливость менеджера по персоналу во время телефонного разговора;
  
• на состояние офиса, внешний вид рекрутера и возможных коллег;
  
• на пунктуальность рекрутера.
  
  

Повысить лояльность к фирме может любая мелочь:

• применение фирменных бланков;
  
• вежливость персонала при каждом разговоре;
  
• наличие грамотных подписей в электронной почте.
  
  

Хорошо отлаженный отбор кандидатов на трудоустройство и внимание к мелочам создает видимость привлекательного работодателя. Это плодотворно влияет на репутацию фирмы на рынке труда, благодаря чему ей становится гораздо проще привлекать специалистов с высокой квалификацией на своих условиях.

При этом важно оставить хорошее впечатление и у тех соискателей, которым было отказано в трудоустройстве. Возможно, в будущем вы пригласите их на другие вакансии. А они смогут посоветовать вашу фирму своим знакомым.

Все этапы подбора персонала можно перенести в систему автоматизации. Благодаря этому организация сможет добиться четкости и прозрачности всех действий рекрутера, соискателя и нанимающего специалиста.

Если вы хотите использовать отечественное ПО, то вам подойдет система «Пульс», разработанная Сбером. В ней предусмотрен полный цикл управления персоналом. На данный момент ее используют более 230 тыс. человек.

Программа состоит из нескольких модулей, самым важным из которых является «Подбор». В нем предусмотрено 3 уровня доступа:

• рекрутер;
  
• руководитель;
  
• внешний рекрутер.
  
  

Функционал руководителя

Система дает возможность руководителю организации создавать вакансии, а также делегировать полномочия по подбору соискателей другим сотрудникам.

Доступ руководителя позволяет сформулировать требования к кандидату и назначить приемлемую дату выхода на работу. При необходимости специалист по подбору персонала уточняет детали и восполняет пробелы. Все это отражается в системе.

После прохождения соискателями определенных этапов отбора информация о них также попадает в систему. В личном кабинете руководителя содержатся результаты проверок, а также оценки и комментарии менеджеров, проводивших интервью. Руководитель может одобрить понравившегося ему кандидата. Тот получит оффер и перейдет к оформлению в штат.

Возможности соискателя

Для соискателя также создается личный кабинет, в котором он может откликаться на вакансии, просматривать историю их рассмотрения, получать приглашения на собеседования и проходить разнообразные тесты.

Если соискатель успешно проходит отбор, ему направляется анкета, которую он в заполненном виде отправляет в отдел кадров. Оффер также направляется соискателю посредствам данной системы. Он может принять предложенные условия или запросить обсуждение условий.

Возможности рекрутера

Программа позволяет:

• автоматически размещать вакансии на hh.ru;
  
• создавать вакансии на основании брифа от руководителя;
  
• добавлять кандидатов на должность;
  
• отслеживать отклики;
  
• перемещать соискателей с вакансии на вакансию;
  
• планировать собеседования;
  
• ставить оценки и оставлять комментарии к результатам собеседования;
  
• вести базу данных кандидатов, в которой присутствует история интервью, результаты тестирования и проверок;
  
• создавать и согласовывать оффер;
  
• отправлять кандидатов в наем.
  
  

Кроме перечисленных задач система «Пульс» позволяет:

• автоматизировать процесс адаптации новых сотрудников;
  
• ускорить обучение;
  
• автоматизировать планирование и постановку целей;
  
• автоматизировать процесс управления задачами конкретных сотрудников и целых отделов.
  
  

Система формирует личный профиль всех сотрудников организации, в котором отражены его достижения, показатели эффективности, развитие компетенций и прочие показатели.

Читать еще: